Breng je capaciteitsplanning op orde met placeholders
Als je groeit, kom je mensen te kort. Met placeholders kan je toch goed plannen.
Als je wilt dat je bedrijf voorspelbaar werkt, moet je je capaciteitsplanning voor projecten vroeg beginnen. Vaak voordat je weet wie het werk gaat doen.
Toch schrijven de ‘best practices’ voor dat je geen echte middelen moet inzetten voordat het stof is neergedaald. Daarom lossen we het probleem hier bij VOGSY op met tijdelijke aanduidingen voor mensen die er wellicht nog net niet zijn.
Tijdelijke aanduidingen zijn typische rollen in je projecten als "projectmanager", "ontwerper" en vergelijkbare rollen die van toepassing zijn op je organisatie.
ERP voor Professional Services - ofwel PSA - zorgt ervoor dat je teams alles hebben wat ze nodig hebben om services efficiënt en met hoge marges te leveren
Tijdelijke aanduidingen zijn typische rollen in plaats van daadwerkelijke mensen die je aan projecten kunt toewijzen totdat je klaar bent om ze te vervangen door echte mensen. Denk aan "projectmanager", "ontwerper" en vergelijkbare rollen die van toepassing zijn op je organisatie. Je definieert ‘resources’ voor tijdelijke aanduidingen in termen van vaardigheden, rollen, factureerbaarheid en beschikbaarheid.
VOGSY heeft tijdelijke aanduidingen voor medewerkers in de capaciteitsplanning voor projecten geïntroduceerd, zodat je:
Effectief kan plannen, zelfs als je nog niet over de mensen beschikt om deze aan het project toe te kennen
Een schatting kan maken van kosten en opbrengsten van services in de offertefase, zodat je de waarschijnlijke marge van verschillende scenario's kent
Snel kan begrijpen welke functies in de komende maanden moeten worden ingevuld en wie wanneer en voor hoelang opnieuw moet worden toegewezen of aangenomen
Klaar bent om het werk te voltooien en de omzetdoelen te behalen
Voordeel #1: Simpele, snelle en accurate capaciteits planning
Ken je de vraag versus capaciteit drie, zes en negen maanden vooruit? In snel veranderende omgevingen heb je die foto misschien zelfs één tot twee maanden nodig.
Het gebruik van tijdelijke aanduidingen bij resourceplanning maakt dit eenvoudig.
Wanneer je projecten vroeg in de opportunityfase financiert, gebruik je de tijdelijke aanduidingen om de typen rollen te definiëren die nodig zijn. Dit zal je helpen de vraag in te schatten en eraan te voldoen door het juiste aantal mensen met de benodigde capaciteiten in te huren.
Als je met aannemers werkt, kan je door op deze manier vooruit te plannen ook de tijdschalen voor hun diensten bepalen. In wezen kun je aannemers nauwkeurig in je capaciteitsplanning opnemen en zelfs hun services van tevoren vastleggen om ervoor te zorgen dat je het beste talent voor je klanten binnenhaalt.
Voordeel #2: Optimaal gebruik van beschikbare mensen
Een groot voordeel van het gebruik van placeholder medewerkers is het grotere plaatje op orde krijgen van de mensen die je nodig hebt voor je organisatie en je projecten. Dat betekent dat je de mensen daar kan inzetten waar ze de meeste impact hebben terwijl je tegelijkertijd hun declarabele tijd optimaliseert.
Als je de capaciteitsplanning in VOGSY bekijkt, zie je alle resources en placeholders samen met hun geplande uren en beschikbaarheid. In dezelfde weergave kan je de inzet van resources en placeholders zo veranderen dat je de declarabiliteitsdoelen realiseert. Dit maakt het gemakkelijk om het werk niet alleen gelijkmatig te verdelen maar ook om de inzet van de beschikbare tijd van alle medewerkers te maximaliseren, zowel nu als in de toekomst.
Voordeel#3: Beperkt het risico van je projectie van toekomstig inkomen
Op individueel projectniveau kan je met placeholders de uren reserveren die nodig zijn om het budget zo effectief mogelijk te gebruiken, ongeacht of je al over de daadwerkelijke inzet van de mensen beschikt of niet.
Op bedrijfsniveau wordt het risico geminimaliseerd als je weet dat je in het derde kwartaal bijvoorbeeld twintig UX-ontwerpers nodig zult hebben om de verwachte inkomsten te behalen. Als je je winst wilt blijven verhogen, is dit de bruikbare informatie over het inhuren of herschikken die je nodig hebt. Als je projecten met tijdelijke aanduidingen plant in de opportunity fase in VOGSY, weet je wat je inkomsten zijn en wat de kosten zijn van de betrokken placeholder-rollen. Met deze inzichten begrijp je niet alleen de omzet maar ook hoeveel marge je kunt verwachten. Van daaruit kan het management de meest lucratieve wervings- en contractbeslissingen nemen.
Alles wat je moet doen is het creëren van je placeholder mensen in de VOGSY back office (meer informatie over hoe dat te doen vind je in deze placeholders documentatie pagina).
Daarna kan je beginnen uren te alloceren aan placeholders totdat je voldoende uren gereserveerd hebt om aan te sluiten bij je budget.
Niet zeker waar te beginnen? Late we een stap-voor-stap voorbeeld geven over hoe je hoe je met placeholders kan omgaan in je capaciteitsplanning.
Stap 1: Definieer de types van de medewerkers die je nodig hebt
Wat als eerste nodig is dat je een beeld ontwikkelt van de rollen die het best passen bij het realiseren van je project deliverables. Welke vaardigheden moeten deze medewerkers hebben en welk expertiseniveau moeten zij meebrengen?
Stap 2: Creëer de placeholders
Als je dit nog niet eerder gedaan hebt, ga naar de VOGSY backoffice en creëer placeholders zoals je ook medewerkers (employees) zou creëren. Dat betekent de rol definiëren, expertise niveaus aanbrengen en de activiteiten die zij kunnen uitvoeren om te beginnen.
Stap 3: Kijk naar de cost rates en sales rates uit het recente verleden
Studeren op winstgevendheid moet centraal staan tijdens de resourceplanning. Daartoe kan je kijken naar eerdere (succesvolle) projectbudgetten, marges en medewerkerskosten om je te helpen bepalen wat je zou moeten betalen en aan je klanten in rekening moet brengen in termen van het maken van een goede marge.
Je kunt ook gemiddelde kosten en verkooptarieven voor de tijdelijke aanduidingen toevoegen, zodat je een realistisch beeld krijgt van toekomstige inkomsten, kosten en marge voor een project en over de hele linie.
Stap 4: Begin met het alloceren van medewerkers
Nu kan je gaan beginnen met het toewijzen van uren aan de placeholders. Om een placeholder in VOGSY op te nemen, click op “Add a resource” op een project deliverable activity, type de naam die je aan de gewenste placeholder gegeven hebt in de zoekregel en click erop als deze naar voren komt.
Step 5: Check je capaciteitsplanning en maximaliseer declarabiliteit
Het is belangrijk om de heatmap van je medewerkers te controleren in het overzicht van de resourceplanning van VOGSY om precies te zien hoe je je medewerkers en placeholders voor projecten hebt gepland en waar ze nog beschikbaar zijn. Let op overplanning en onderbenutting op de kleurgecodeerde kaart en herschik de inzet van je mensen indien nodig.
Step 6: Verander placeholders in echte medewerkers
Nadat je klaar bent met het inhuren om eventuele hiaten in de middelen op te vullen, kan je je capaciteitsplanning versterken met echte werknemers of aannemers. Je kunt dit doen door ofwel de tijdelijke aanduiding-bronnen te verwijderen en echte mensen in te voegen, of uren beetje bij beetje over te dragen van placeholder aanduidingen naar echte mensen totdat er geen placeholderuren meer zijn om toe te wijzen.
Als onze klanten erom vragen, luisteren we. Op basis van klantenfeedback heeft ons softwareteam in VOGSY de placeholders ontwikkeld om resourcebeheer en vroege projectplanning eenvoudiger dan ooit te maken.
Als je VOGSY al gebruikt en je wilt nu aan de slag met het gebruik van tijdelijke aanduidingen, log dan in op je VOGSY-account, ga naar het gedeelte 'Werknemers' in de backoffice en vul een tijdelijke aanduiding in het werknemersformulier in.
Als je nog geen VOGSY-gebruiker bent en je wilt het in actie zien, neem dan contact op met ons team om een demo op te zetten en te zien hoe VOGSY je dienstverlening kan helpen winstgevender en voorspelbaarder te worden.
Wil je meer leren hoe je je services organisatie met meer gemak en resultaat laat opereren? Neem contact met ons op. We helpen je de juiste resultaten te bereiken die je nodig hebt om je business te laten groeien: betere marges, lagere overheadkosten, hogere benutting en meer opbrengsten.
Zet de tijd naar je hand met PSA
Vaak gehoord gezegde is dat ‘tijd geld is’. Nergens is dat meer waar dan in de marketing dienstverlening en creatieve industrie. Tijd kan je immers maar één keer besteden en alles verandert snel. En juist op de factor tijd en tijdbesteding blijken agencies weinig grip te hebben.
Bureaus kennen uiteraard een brede waaier aan softwaretools voor specifieke functionaliteit, maar wanneer het gaat om ‘running the business’, is het in de praktijk veelal een kwestie van spreadsheets en handmatige werkzaamheden. Dat is weinig wenselijk.
Met de Agency Guide in deze Whitepaper kom je meer aan de weet over:
- Hoe agencies omgaan met tijd
- Wat je kan automatiseren en daarmee kan bereiken
- Wat je kan meten
- Waarop te letten bij de keuze voor een PSA oplossing
Download de Whitepaper
Eenvoud doet ertoe. Ook in professional services organisaties
SPI Research Whitepaper
Informatie is het nieuwe geld in professional services. Vandaag de dag hebben professional services organisaties oplossingen nodig die eenvoudig in gebruik zijn en die uitnodigend zijn om hogere niveaus van productiviteit en winst te behalen. En uiteraard met behoud van hoge niveaus van tevredenheid van klanten en medewerkers.
Sjoerd van der Maaden, Founder van Specialisterren
"Met VOGSY van start gaan was snel en eenvoudig. Iedereen kwam vlot aan boord eigenlijk vanaf het prille begin. Direct al zagen we forse en direct merkbare verbeteringen in overall-efficiency, als gevolg van het sneller en beter uitwisselen van informatie. In de tweede maand dat we VOGSY gebruikten viel onze workload voor het sturen van de facturen terug van 2 dagen naar 2 uur".
